Richtlinien für elektronische Registrierkassen zur Aufbewahrung von Buchungsvorgängen in elektronischer Form (GOBD)

Beschreibung der vorhandenen Albatros-Kasse (Hardware & Software) nach GoBD (Richtlinie 2017):

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 14.11.2014). Die GoBD ersetzen die GDPdU und die GoBS.

Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung. Dadurch wurde der Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern. Präzisiert werden die Vorschriften durch die GoBD, die seit 2015 die GDPdU und die GoBS ersetzen. Das offizielle Dokument gibt es beim Bundesfinanzministerium: DOWNLOADLINK

Allgemeiner Aufbau / Ablage der Daten:

Die Albatros Kassensysteme entsprechen dem elektronischen Kassentyp mit Datenbank, dies bedeutet: Ein PC-Kassensystem mit einem handelsüblichen Betriebssystem, welches mit der Albatros Software auf eine zentral abgelegte Datenbank zurück greift und alle Daten sowie Geschäftsvorfälle dort permanent festhält.

Alle Daten und Geschäftsvorfälle werden in einer Firebird SQL-Datenbank gesichert. Diese Datenbank ist auf dem Versionsstand 2.5 und erlaubt für den produktiven 24-Stunden-Betrieb über das mitgelieferte Backup-Programm (gbak) sowie den entsprechenden Scheduler eine dauerhafte Sicherung, welche Ihnen vom technischen Support der Albatros Datenservice GmbH auf Wunsch eingerichtet werden kann. Zusätzlich kann eine externe Sicherung der Datenbank über den Albatros Backup Service (ABS) sehr empfohlen werden. Wir raten dringend dazu, das Thema Datenbanksicherung regelmäßig und detailliert in Ihrem System zu analysieren und bei Lücken zu optimieren.

Eine Sicherung ist damit auch im laufenden Betrieb möglich, ohne einen Datenbankteil herunterfahren zu müssen. Die Datenbank kann sowohl auf 32- und 64-Bit Betriebssystemversionen betrieben (abgelegt) werden, eine inkrementelle Sicherung (nbackup) ist ebenfalls möglich. Zur Steuerung innerhalb des Netzwerkes ist der Standardport 3050 für TCP- und UDP-Zugriffe freizuschalten.

Abwicklung eines Geschäftsvorfalles / Buchungslauf:

Jeder Geschäftsvorfall wird direkt in die Datenbank eingetragen. Dabei hat jeder Geschäftsvorfall eine eigene Datensatznummer und speichert sämtliche Merkmale des Verkaufs ab.

Doppelte Sicherheit bieten die chronologische Aufzeichnung in der Datenbank sowie der Abschluss des Geschäftsvorfalles durch Eintragung in einem Kassenbuch-Journal. Dabei sind die Belege aufsteigend numerisch mit einer internen und einer externen Buchungsnummer versehen. Artikel-Details, Datum, Uhrzeit, Operator, Kassennummer und weitere Kennzeichnungen werden direkt in die Datenbank geschrieben. Alle Details sind natürlich auf dem Bon ausgewiesen.

Rücknahmen von Geschäftsvorfällen sind nur dokumentiert und mit Kennwort möglich. Damit erfüllen wir den für 2017 vorgesehenen, erhöhten Manipulationsschutz. Alle Daten einer Rücknahme inklusive eines Rücknahmegrundes müssen zwingend erfasst werden. Eine Rücknahme ohne Datenerfassung ist nicht möglich, d.h. strukturbedingt ist jeder Positions- oder Rechnungsstorno komplett als eigenständiger Datensatz gespeichert. Eine Löschung des Datensatzes ist nicht möglich. Gelöschte und stornierte Datensätze erhalten eine Zusatzkennung „STO“ und entsprechen dem Vorgang einer Gegenbuchung.

Detaillierte Beschreibung der Kassenbedienung:

Die Albatros Datenservice GmbH stellt die Beschreibungen der Kassensysteme sowohl offline als auch online sicher. Offline finden Sie die Handbücher über das Menü Sonstiges – Handbuch bzw. über den Windows Explorer im Programmverzeichnis „Handbuch“ des lokalen Arbeitsplatzrechners.

Eine aktuelle Version des Handbuches finden Sie auf der Albatros Internetseite über die nachfolgenden Verlinkungen. Bitte beachten Sie: Das Handbuch auf er Internetseite kann aus Releasegründen bereits mehr Informationen enthalten, als eine von Ihnen lokal abgespeicherte Kopie. Vergleichen Sie daher bitte einfach das Release- (Ausgabe-) Datum.

Albatros Rezeption                        ProShop- / Greenfee- / Empfangssoftware                      HANDBUCH

Albatros Restaurant                      Gastronomiesoftware                                                            HANDBUCH

Albatros Backoffice                       Auswertungs- / Kassenprogramm                                      HANDBUCH

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support unter der Rufnummer +49 (0) 721 183 49 44 oder per Mail an support@albatros.net. Gerne berät Sie unser Vertriebsteam auch bei weiteren Anfragen zu Schulungen.

Dokumentation Buchungsjournal, Tagesabschluss und Belegdrucke:

Dokumentation Buchungsjournal

Das Buchungsjournal liefert alle Geschäftsvorfälle chronologisch nummeriert. Es ist für jeden Benutzer direkt einsehbar und druckbar. Im Kassenprogramm ist die Funktion auf das Tagesdatum beschränkt. Im Backoffice können Journale und Zusammenfassungen zeitraumbezogen erstellt und gedruckt werden.

Dokumentation Tagesabschluss

Der Tagesabschluss im Standard ist bereits voreingestellt und kann ggfs. durch weitere Berichte erweitert werden. Eine Verkürzung des Belegdruckes ist nicht möglich. Im Tagesabschluss werden folgende Belegdaten festgehalten:

  • Unternehmensbezeichnung und Unternehmensform
  • Genaue Abschlussdaten bei Datum und Uhrzeit
  • Unveränderbare Abschlussnummer
  • Name des Erstellers sowie Umsätze nach Operator
  • Einzelberichte für Zahlarten, Erlöskonten, Bediener, Stornierungen, Preisnachlass

Ein erstellter Kassenabschluss kann jederzeit über das Tagesdatum und die Kassenabschlussnummer nachgedruckt werden. Ein Abschluss kann nicht wiederrufen oder verändert werden. Der sogenannte Nullstellenzähler (Z-Nummer) wird bei Tagesendsummenbons zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Endsummen mitgedruckt.

Dokumentation Belegdrucke

Grundsätzlich gilt für externe Belege eine sogenannte Belegerteilungspflicht, d.h. jeder Geschäftsvorfall muss in der Kasse erfasst und gedruckt werden und der Beleg ist dem Käufer mitzugeben. Diese betrifft insbesondere auch alle Barzahlungen.

Ein externer Beleg (Kassenbon / Rechnung) enthält daher folgende Mindestinformationen:

  • Unternehmensbezeichnung und Unternehmensform
  • Steuerliche Identifikationsnummer
  • Genaue Abschlussdaten (Datum und Uhrzeit)
  • Unveränderbare Belegnummer
  • Name des Erstellers nach Operator
  • Produktlistung nach Anzahl, Preis, Rabattierung und Stornierung
  • Gesamtbelegsumme mit Ausweisung der Mehrwertsteuersätze

Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht des Clubs/Betreibers

Es gibt eine Aufbewahrungspflicht aller kassenrelevanten Dokumente von 10 Jahren.

  • Protokolle, die die Einrichtung von Verkäufern sowie Trainingsspeicherdaten betreffen
  • Interne Anweisungen zur Bedienung und Programmierung der Kasse
  • Originalbelege, Zero-Bons, Kassenbücher und Arbeitsanweisungen

Sehr gerne unterstützen wir Sie, Ihr vorhandenes Kassenbon- bzw. Rechnungslayout zu überprüfen und zu individualisieren, z.B. mit weiteren Informationen für ihre Kunden (wie Werbung etc.).

Aufgrund der Belegerteilungspflicht empfehlen wir, alle elektronischen Kassen mit einem schnellen Belegdrucker auszustatten. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein unverbindliches Angebot. Wenden Sie sich bitte einfach an unseren Vertrieb oder das Supportteam.